Com a implementação gradual da reforma tributária e a introdução dos novos tributos Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), empresas de todo o país já começam a se adaptar às mudanças previstas para os processos de faturamento a partir de 2026. Atenta a esse cenário, a Coocam reforça a importância de que associados e equipes administrativas estejam atentos às novas regras e aos procedimentos corretos de emissão, cancelamento e devolução de notas fiscais.

Para auxiliar nesse processo de adaptação, um guia de boas práticas tem sido utilizado como referência para orientar empresas e profissionais da área financeira e fiscal. As orientações fazem parte de um guia técnico elaborado por especialistas da área fiscal e contábil, desenvolvido para auxiliar empresas na adaptação às novas regras do IBS e CBS previstas na reforma tributária e aos mecanismos digitais de fiscalização que passam a ganhar maior integração nos próximos anos.

Cancelamento só é permitido em situações específicas

De acordo com as orientações, o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) deve ocorrer no prazo máximo de 24 horas após a autorização do documento, desde que a mercadoria ainda não tenha saído do estabelecimento. Isso significa que a carga não pode ter passado pela portaria, check-out ou iniciado o transporte. Caso a placa do caminhão já tenha sido registrada em postos fiscais ou câmeras de rodovia, sistemas de fiscalização podem identificar a movimentação e apontar irregularidades.

Quando a solução é emitir devolução

Se o erro for identificado após as 24 horas ou se a mercadoria já tiver deixado a empresa, mesmo que há poucos minutos, a forma correta de corrigir a operação passa a ser a emissão de uma NF-e de devolução (entrada). O mesmo procedimento deve ser adotado quando o cliente recusa a mercadoria no momento da entrega. Nessas situações, o cancelamento não é permitido e pode gerar penalidades fiscais. Outro ponto importante envolve o funcionamento do Split Payment, mecanismo que realiza automaticamente a retenção do imposto no momento do pagamento da operação. 

Quando o cliente paga um boleto ou PIX relacionado à nota fiscal, o valor referente ao IBS e CBS já é separado e direcionado ao sistema de arrecadação. Caso a devolução da mercadoria demore para ser registrada, o imposto pode permanecer temporariamente retido pelo governo, impactando o fluxo de caixa da empresa. Por esse motivo, operações de devolução, principalmente as de maior valor, devem ser registradas no mesmo dia em que a mercadoria retorna, garantindo que o crédito seja reconhecido na próxima janela de apuração.

Procedimentos garantem recuperação do crédito

Para que o crédito do imposto retido retorne corretamente ao contribuinte, a emissão da nota de devolução deve seguir alguns requisitos técnicos. Entre eles está a referência obrigatória à chave de acesso da nota fiscal original, permitindo que o sistema vincule o crédito ao débito da operação anterior. Também é necessário manter as mesmas alíquotas da nota de saída e utilizar corretamente a Finalidade 4 (Devolução), que identifica formalmente esse tipo de operação no sistema fiscal.

Práticas que devem ser evitadas

Entre os procedimentos incorretos que devem ser evitados está o uso da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para alterar valores, alíquotas ou quantidades. Esse tipo de correção não gera estorno do Split Payment e não é reconhecido pelo sistema de apuração. Outro ponto de atenção é a manifestação do destinatário. Se o cliente confirmar a nota fiscal no sistema, o cancelamento deixa de ser possível, mesmo que o prazo de 24 horas ainda não tenha sido encerrado.

Adaptação ao novo modelo tributário

Mesmo com caráter inicial orientativo previsto para 2026, especialistas alertam que os sistemas já começam a registrar inconsistências que podem resultar em retenções financeiras ou ajustes fiscais posteriores. Diante desse cenário, a Coocam orienta associados e parceiros a manterem atenção redobrada aos processos de faturamento, garantindo que cancelamentos e devoluções sejam realizados dentro das regras estabelecidas pelo novo modelo tributário e evitando prejuízos operacionais.